Les claus són un dels trets més rellevants en la gestió i el control per un ajuntament, i alhora més complicats i que porta grans mals de cap. Per això avui us explicarem el perquè no tenir claus en un ajuntament.
El fet que els municipis disposin d’un gran nombre d’espais i equipaments provoca que hi hagi un gran nombre de claus per tots i cadascun d’ells. Cada vegada que una persona necessiti fer-ne ús, hagi d’anar a demanar la clau físicament i l’altra persona donar-li (si la troba o la té). La persona que la rep, fer-se responsable de tenir una clau que no és seva i obre un espai públic. Això pot provocar un grau de responsabilitat que no moltes persones volen acceptar.
El problema de les claus no només és pels habitants del municipi que volen fer ús de certs espais públics com poden ser: el teatre, l’hotel d’entitats, la pista de pàdel o una sala de festes. Sinó que un dels grans problemes en molts ajuntaments, són els treballadors del mateix ajuntament, que necessiten claus per poder accedir als diferents espais. En molts casos tothom acaba tenint claus de tot arreu.
El fet d’utilitzar claus, també provoca que hagin d’estar guardades i que hi hagi una sèrie de persones responsables de controlar i gestionar totes les claus. Gestió i control, complicat de realitzar, ja que l’únic control que es pot tenir és a qui les hi vaig deixar l’últim dia i dir que en aquell moment no les té que les té una altra persona.
La gestió de les claus provoca un grau d’inseguretat i incertesa, perquè com a administració no es pot garantir el control absolut de què s’està fent amb les claus i en aquell espai.
Hi ha moltes raons de per què fer servir les claus en un ajuntament i no usar un sistema de panys intel·ligents és un problema. Hem intentat sintetitzar aquestes raons, en 3 arguments principals, avui us els presentem:
1. Gran volum de claus
El gran nombre d’equipaments, espais i portes que hi ha en un municipi provoca que hi hagi un gran volum de claus, ja que normalment cada espai o equipament té una clau individualment.
Això provoca que hi hagi diferents aspectes a tenir en compte a causa del gran volum com són:
- Persona o persones encarregades de controlar les claus
- Espai per guardar les claus
- Controlar qui té claus de cada espai
- Saber on està cada clau
Una altra casuística que provoca un augment de claus és el gran nombre de persones que necessiten accedir en el mateix espai en moments diferents, com poden ser regidors o treballadors del mateix ajuntament. Això provoca que cada persona hagi de tenir una clau, augmentant el risc de perdre-la i de perdre el control de l’ús de cada espai.
Amb un sistema de panys intel·ligents amb una obertura mitjançant un altre sistema, tota aquesta problemàtica desapareix.
2. Facilitat de copiar la clau
Com s’ha comentat en el primer punt, el fet que moltes persones necessitin accés el mateix espai, provoca que es vagin realitzant còpies de manera descontrolada, i el final hi hagi més còpies de les claus que nosaltres vulguem.
Però això no només passa amb els treballadors, sinó que amb persones que reserven o lloguen un espai. Per exemple, una persona reserva una sala per fer celebracions. Però també necessita accés la seva germana i la seva mare. Amb una clau normal, és molt senzill de fer una còpia.
El final estem parlant que no només els treballadors de l’Ajuntament tenen claus, sinó que té claus de tot tothom del municipi. Provocant un descontrol total, pel fet que no saps qui té claus de cada lloc i causant inseguretat, ja que tothom pot entrar a qualsevol lloc en qualsevol moment.
És molt important maximitzar la seguretat i reduir el risc de còpies. És per això que un sistema tecnològic que permeti tenir el control total de saber qui té accés o no és essencial.
Per habitar aquest fet, el millor és utilitzar un sistema amb permisos, ja sigui per rols de persona, per horaris o segons si han fet una reserva o no. Un exemple seria, quan una persona que treballa a l’ajuntament, pot accedir-hi de dilluns a divendres de 9:00 a 17:00. Si vol accedir en algun moment fora d’aquest horari no podrà, ja que no tindrà permisos.
Això només es pot realitzar amb la implementació de panys intel·ligents i un sistema de permisos.
3. Complicat controlar i saber qui ha accedit
Amb un sistema d’obertura clàssica, amb un clau, és gairebé impossible de controlar qui ha accedit a l’espai. Normalment, l’únic control que es du a terme, és de registrar-ho en un Excel o en un document el dia que es va deixar la clau x i a quina persona. A partir d’allà no saps res més. Quan va accedir aquella persona, si va tancar la porta o la va deixar oberta. Si aquell dia que va passar allò era ell o era una altra persona… El no tenir un registre de tots els moviments d’aquell accés provoca que moltes vegades deixes de tenir informació essencial per tal que la gent utilitzi els espais com toquen.
Tenir tota aquesta informació és essencial per tenir els espais i els equipaments totalment controlats i en les millors condicions possibles.
Les claus és el sistema més econòmic que hi ha en el mercat, però no és ni el més segur, ni el més fàcil de controlar ni el més còmode per a la gestió.
És per això que és important fer servir la tecnologia en el control dels espais i els equipaments mitjançant un sistema d’obertura intel·ligent com pot ser obrint des del mòbil dels usuaris. Un sistema com aquest permet controlar i gestionar els permisos d’ús, sigui quan tingui una reserva o sempre, ja que és un treballador.
Per altra banda, també et permet saber en tot moment qui està fent ús de cada sala. Un sistema com aquest, és molt important que estigui totalment integrat amb un sistema de reserves o de permisos d’accés perquè d’aquesta manera s’automatitza tota la gestió i no t’hauràs de preocupar mai més de donar claus o accés.
Despreocupa’t de saber qui hi ha i qui té les claus de cada espai i fes ús de la tecnologia per ser més eficient en la gestió i el control.