Las llaves son una de las cosas más relevantes en la gestión y el control para un ayuntamiento, y a la vez más complicadas y que lleva grandes dolores de cabeza. Por eso hoy os explicamos el porqué no tener llaves en un ayuntamiento.
El hecho de que los municipios dispongan de un gran número de espacios y equipamiento provoca que haya un gran número de llaves para todos y cada uno de ellos. Cada vez que una persona necesite hacer uso de una, debe ir a pedir la llave físicamente y la otra persona dársela (si la encuentra o la tiene). La persona que la recibe debe hacerse responsable de una llave que no es suya y que abre un espacio público. Eso puede provocar un grado de responsabilidad que no muchas personas quieren aceptar.
El problema de las llaves no solo es para los habitantes del municipio que quieren hacer uso de ciertos espacios públicos, como pueden ser: el teatro, el hotel de entidades, la pista de pádel o una sala de fiestas. Si no que uno de los grandes problemas en muchos ayuntamientos son los trabajadores del mismo, que necesitan llaves para poder acceder a diferentes espacios. En muchos casos todos acabamos teniendo llaves de todos sitios.
El hecho de utilizar llaves también provoca que tengan que estar guardadas y que haya una serie de personas responsables de controlar y gestionar todas las llaves. Gestión y control, complicados de realizar, puesto que el único control que se puede tener es a quien se las dejé el último día y decir que en aquel momento no las tiene, que las tiene otra persona.
La gestión de las llaves provoca un grado de inseguridad e incertidumbre, porque como administración no se puede garantir el control absoluto de qué se está haciendo con las llaves y en aquel espacio.
Hay muchas razones de por qué utilizar las llaves en un ayuntamiento y no usar un sistema de cerraduras inteligentes es un problema. Hemos intentado sintetizar estas razones con 3 argumentos principales, hoy os los presentamos:
1. Gran volumen de llaves
El gran número de equipaciones, espacios y puertas que hay en un municipio provoca que haya un gran volumen de llaves, puesto que normalmente cada espacio o equipación tiene una llave individualmente.
Esto provoca que haya diferentes aspectos a tener en cuenta a causa del gran volumen como son:
- Persona o personas encargadas de controlar las llaves
- Espacio para guardar las llaves
- Controlar quién tiene llaves de casa espacio
- Saber dónde está cada clave
Otra casuística que provoca un aumento de llaves es el gran número de personas que necesitan acceder al mismo espacio en momentos diferentes, como pueden ser regidores o trabajadores del mismo ayuntamiento. Eso provoca que cada persona tenga que tener una llave, aumentando el riesgo de perderla y de perder el control del uso de cada espacio.
Con un sistema de cerraduras inteligentes con una apertura mediante otro sistema, toda esta problemática desaparece.
2. Facilidad de copiar la llave
Cómo se ha comentado en el primer punto, el hecho que muchas personas necesiten acceso el mismo espacio, provoca que se vayan realizando copias de manera descontrolada, y al final haya más copias de las llaves que nosotros queremos.
Pero eso no solo pasa con los trabajadores, sino que con personas que reservan o alquilan un espacio. Por ejemplo, una persona reserva una sala para hacer celebraciones. Pero también necesita acceso su hermana y su madre. Con una llave normal, es muy sencillo hacer una copia.
Al final, estamos hablando de que no solo los trabajadores del Ayuntamiento tienen llave, sino que tiene llaves de todo, todo el municipio. Provocando un descontrol total, por el hecho de que no sabes quién tiene llaves de cada sitio y causando inseguridad, ya que todo el mundo puede entrar a cualquier sitio en cualquier momento.
Es muy importante maximizar la seguridad y reducir el riesgo de copias. Es por eso que un sistema tecnológico que permita tener el control total de saber quien tiene acceso o no es esencial.
Para habitar este hecho, el mejor es utilizar un sistema con permisos, ya sea por roles de persona, por horarios o según si han hecho una reserva o no. Un ejemplo seria, cuando una persona que trabaja en el ayuntamiento, puede acceder de lunes a viernes de 9:00 a 17:00. Si quiere acceder en algún momento fuera de este horario no podrá, puesto que no tendrá permisos.
Esto solo se puede realizar con la implementación de cerraduras inteligentes y un sistema de permisos.
3. Complicado controlar y saber quién ha accedido
Con un sistema de apertura clásica, con una llave, es casi imposible controlar quién ha accedido al espacio. Normalmente, el único control que se lleva a cabo es registrarlo en un Excel o en un documento el día en que se dejó la llave x y a qué persona. A partir de allí no sabes nada más. Cuando accedió aquella persona, si cerró la puerta o la dejó abierta. Si aquel día que pasó aquello era él o era otra persona... El no tener un registro de todos los movimientos de aquel acceso provoca que muchas veces dejes de tener información esencial, por tal que la gente utiliza los espacios como se debe.
Tener toda esta información es esencial para tener los espacios y las equipaciones totalmente controladas y en las mejores condiciones posibles.
Las llaves son el sistema más económico que hay en el mercado, pero no es ni el más seguro, ni el más fácil de controlar, ni el más cómodo para la gestión.
Es por eso que es importante utilizar la tecnología en el control de los espacios y los equipamientos mediante un sistema de apertura inteligente, como puede ser abriendo desde el móvil de los usuarios. Un sistema como este permite controlar y gestionar los permisos de uso, sea cuando tenga una reserva o siempre, ya que es un trabajador.
Por otro lado, también te permite saber en todo momento quién está usando cada sala. Un sistema como este es muy importante que esté totalmente integrado con un sistema de reservas o de permisos de acceso, porque de este modo se automatiza toda la gestión y no te tendrás que preocupar nunca más de dar llaves o acceso.
Despreocúpate de saber quién hay y quién tiene las llaves de cada espacio y haz uso de la tecnología para ser más eficiente en la gestión y el control.
