3 razones para no utilizar llaves en un ayuntamiento

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Las llaves es uno de los rasgos más relevantes en la gestión y el control por un ayuntamiento, y a la vez más complicados y que puerta grandes mal de jefes. Por eso hoy os explicaremos el porqué no tener claves en un ayuntamiento.

El hecho que los municipios dispongan de un gran número de espacios y equipaciones provoca que haya un gran número de llaves por todos y cada uno de los espacios. Cada vez que una persona necesita hacer uso, tenga que ir a pedir la llave físicamente y la otra persona darle (si la encuentra o la tiene). La persona que la recibe, hacerse responsable de tener una clave que no es suya y abre un espacio público. Esto puede provocar un grado de responsabilidad que no muchas personas la quieren aceptar.

 

El problema de las llaves no solo es para los habitantes del municipio que quieren hacer uso de ciertos espacios públicos como pueden ser, el teatro, el hotel de entidades, la pista de pádel o una sala de fiestas. Sino que uno de los grandes problemas en muchos ayuntamientos, son los trabajadores del propio ayuntamiento, que necesitan llaves para poder acceder los diferentes espacios. En muchos casos todo el mundo acaba teniendo llaves de todas partes.

 

El hecho de utilizar llaves, también provoca que tengan que estar guardadas y que haya una serie de personas responsable de controlar y gestionar todas las llaves. Gestión y control, complicado de realizar, puesto que el único control que se puede tener es a quien se las dejé el último día y decir que en aquel momento no las tiene que las tiene otra persona.

La gestión de las llaves provoca un grado de inseguridad e incertidumbre, puesto que como administración no se puede garantizar el control absoluto del que se está haciendo con las llaves y en aquel espacio.

 

Hay muchas razones de porque usar las llaves en un ayuntamiento y no utilizar un sistema de cerraduras inteligentes es un problema. Hemos intentado sintetizar estas razones, en 3 argumentos principales, hoy os los presentamos:

1. Gran volumen de llaves

El gran número de equipaciones, espacios y puertas que hay en un municipio provoca que haya un gran volumen de llaves, puesto que normalmente cada espacio o equipación tiene una llave individualmente.

Esto provoca que haya diferentes aspectos a tener en cuenta a causa del gran volumen como son:

Otra casuística que provoca un aumento de llaves es el gran número de personas que necesitan acceder en el mismo espacios en momentos diferentes. Cómo pueden ser regidores o trabajadores del propio ayuntamiento. Esto provoca que cada persona tenga que tener un clave, aumentando el riesgo de perderla y de perder el control del uso de cada espacio.
Con un sistema de cerraduras inteligentes con una apertura mediante otro sistema, toda esta problemática desaparece.

2. Facilidad de copia la llave

Cómo se ha comentado en el primer punto, el hecho que muchas personas necesiten acceso el mismo espacio, provoca que se vayan realizando copias de manera descontrolada, y el final haya más copias de las claves de las que nosotros queremos.
Pero esto no solo pasa con los trabajadores, sino que con personas que reservan o alquilan un espacio. Por ejemplo, una persona reserva una sala para hacer celebraciones. Pero también necesita acceso su hermana y su madre. Con una llave normal, es muy sencillo de realizar una copia.

El final estamos hablando que no solo los trabajadores del Ayuntamiento tienen llaves, sino que tiene llaves de todo todo el mundo del municipio. Provocando un descontrol total, puesto que no sabes quién tiene llaves de cada lugar y causante inseguridad, puesto que todo el mundo puede entrar a cualquier lugar en cualquier momento.

Es muy importante maximizar la seguridad y reducir el riesgo de copias. Es por eso que un sistema tecnológico que permita tener el control total de saber quien tiene acceso o no es esencial.

Para habitar este hecho, el mejor es utilizar un sistema con permisos, ya sea por roles de persona, por horarios o según si han hecho una reserva o no. Un ejemplo seria, cuando una persona que trabaja en el ayuntamiento, puede acceder de lunes a viernes de 9:00 a 17:00. Si quiere acceder en algún momento fuera de este horario no podrá, puesto que no tendrá permisos.
Esto solo se puede realizar con la implementación de cerraduras inteligentes y un sistema de permisos.

3. Complicado controlar y saber quién ha accedido

Con un sistema de apertura clásica, con un llave, es casi imposible de controlar quién ha accedido en el espacio. Normalmente el único control que se realiza, es de registrarlo en un Excel o en un documento el día que se dejó la llave x y a qué persona. A partir de allá no sabes nada más. Cuando accedió aquella persona, si cerró la puerta o la dejó abierta. Si aquel día que pasó aquello era él o era otra persona… Al no tener un registro de todos los movimientos de aquel acceso provoca que muchas veces dejas de tener información esencial para que la gente utilice los espacios como tocan.

 

Tener toda esta información es esencial para tener los espacios y las equipaciones totalmente controladas y en las mejores condiciones posibles.

Las llaves es el sistema más económico que hay en el mercado, pero no es ni el más seguro, ni el más fácil de controlar ni el más cómodo para la gestión.

 

Es por eso que es importante utilizar la tecnología en el control de los espacios y las equipaciones mediante un sistema de apertura inteligente como puede ser abriendo desde el móvil de los usuarios. Un sistema como este permite controlar y gestionar los permisos de uso, sea cuando tenga una reserva o siempre, puesto que es un trabajador.

 

Por otro lado, también te permite saber en todo momento quien está usando cada sala. Un sistema como este, es muy importante que esté totalmente integrado con un sistema de reservas o de permisos de acceso porque de este modo se automatiza toda la gestión y no te tendrás que preocupar nunca más de dar llaves o acceso.

Despreocúpate de saber quién hay y quien tiene las llaves de cada espacio y utiliza la tecnología para ser más eficiente en la gestión y el control.

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