3 raons per no utilitzar claus en un ajuntament

Compateix-ho 🚀

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Les claus és un dels trets més rellevants en la gestió i el control per un ajuntament, i alhora més complicats i que porta grans mal de caps. Per això avui us explicarem el perquè no tenir claus en un ajuntament.

El fet que els municipis disposin d’un gran nombre d’espais i equipaments provoca que hi hagi un gran nombre de claus per tots i cada un dels espais. Cada vegada que una persona necessita fer-ne ús, hagi d’anar a demanar la clau físicament i l’altra persona donar-li (si la troba o la té). La persona que la rep, fer-se responsable de tenir una clau que no és seva i obre un espai públic. Això pot provocar un grau de responsabilitat que no moltes persones la volen acceptar.

 

El problema de les claus no només és per a habitants del municipi que volen fer ús de certs espais públics com poden ser, el teatre, l’hotel d’entitats, la pista de pàdel o una sala de festes. Sinó que un dels grans problemes en molts ajuntaments, són els treballadors del propi ajuntament, que necessiten claus per poder accedir els diferents espais. En molts casos tothom acaba tenint claus de tot arreu.

 

El fet d’utilitzar claus, també provoca que hagin d’estar guardades i que hi hagi una sèrie de persones responsable de controlar i gestionar totes les claus. Gestió i control, complicat de realitzar, ja que l’únic control que es pot tenir és a qui les hi vaig deixar l’últim dia i dir que en aquell moment no les té que les té una altra persona.

La gestió de les claus provoca un grau d’inseguretat i incertesa, ja que com a adminsitració no es pot garantir el control absolut del que s’està fent amb les claus i en aquell espai.

 

Hi ha moltes raons de perquè fer servir les claus en un ajuntament i no utilitzar un sistema de panys intel·ligents és un problema. Hem intentat sintentitzar aquestes raons, en 3 arguments principals, avui us els presentem:

1. Gran volum de claus

El gran nombre d’equipaments, espais i portes que hi ha en un municipi provoca que hi hagi un gran volum de claus, ja que normalment cada espai o equipament té una clau individualment.

Això provoca que hi hagi diferents aspectes a tenir en compte a causa del gran volum com són:

Una altra casuística que provoca un augment de claus és el gran nombre de persones que necessiten accedir en el mateix espais en moments diferents. Com poden ser regidors o treballadors del propi ajuntament. Això provoca que cada persona hagi de tenir un clau, augmentant el risc de perdre-la i de perdre el control de l’ús de cada espai.
Amb un sistema de panys intel·ligents amb una obertura mitjançant un altre sistema, tota aquesta problemàtica desapareix.

2. Facilitat de còpia la clau

Com s’ha comentat en el primer punt, el fet que moltes persones necessitin accés el mateix espai, provoca que es vagin realitzant còpies de manera descontrolada, i el final hi hagi més còpies de les claus de les que nosaltres volguem.
Però això no només passa amb els treballadors, sinó que amb persones que reserven o lloguen un espai. Per exemple, una persona reserva una sala per fer celebracions. Però també necessita accés la seva germana i la seva mare. Amb una clau normal, és molt senzill de realitzar una còpia.

El final estem parlant que no només els treballadors de l’Ajuntament tenen claus, sinó que té claus de tot tothom del municipi. Provocant un descontrol total, ja que no saps qui té claus de cada lloc i causant inseguretat, ja que tothom pot entrar a qualsevol lloc en qualsevol moment.

És molt important maximitzar la seguretat i reduir el risc de còpies. És per això que un sistema tecnològic que permeti tenir el control total de saber qui té accés o no és essencial.

Per habitar aquest fet, el millor és utilitzar un sistema amb permisos, ja sigui per rols de persona, per horaris o segons si han fet una reserva o no. Un exemple seria, quan una persona que treballa a l’ajuntament, pot accedir-hi de dilluns a divendres de 9:00 a 17:00. Si vol accedir en algun moment fora d’aquest horari no podrà, ja que no tindrà permisos.
Això només es pot realitzar amb la implementació de panys intel·ligents i un sistema de permisos.

3. Complicat controlar i saber qui ha accedit

Amb sistema d’obertura clàssica, amb un clau, és gairebé impossible de controlar qui ha accedit a l’espai. Normalment l’únic control que es realitza, és de registrar-ho en un Excel o en un document el dia que es va deixar la clau x i a quina persona. A partir d’allà no saps res més. Quan va accedir aquella persona, si va tancar la porta o la va deixar oberta. Si aquell dia que va passar allò era ell o era una altra persona… El no tenir un registre de tots els moviments d’aquell accés provoca que moltes vegades deixes de tenir informació essencial per tal que la gent utilitzi els espais com toquen.

 

Tenir tota aquesta informació és essencial per tenir els espais i els equipaments totalment controlats i en les millors condicions possibles.

Les claus és el sistema més econòmic que hi ha en el mercat, però no és ni el més segur, ni el més fàcil de controlar ni el més còmode per a la gestió.

 

És per això que és important utilitzar la tecnologia en el control dels espais i els equipaments mitjançant un sistema d’obertura intel·ligent com pot ser obrint des del mòbil dels usuaris. Un sistema com aquest permet controlar i gestionar els permisos d’ús, sigui quan tingui una reserva o sempre, ja que és un treballador.

 

Per altra banda, també et permet saber en tot moment qui està fent ús de cada sala. Un sistema com aquest, és molt important que estigui totalment integrat amb un sistema de reserves o de permisos d’accés perquè d’aquesta manera s’automatitza tota la gestió i no t’hauràs de preocupar mai més de donar claus o accés.

Despreocupa’t de saber qui hi ha i qui té les claus de cada espai i utilitza la tecnologia per ser més eficient en la gestió i el control.

📚 E-book gratuït

Les 5 eines bàsiques per la transformació digital del teu centre

📥 Estigues informat

Forma part de la nostra newsletter i estigues el dia de tot el que passa el voltant de Tankuam 🎸.